ข่าวแจ้งตลาดหลักทรัพย์

แบบ 57 (Y2K) แบบรายงานเกี่ยวกับการเตรียมความพร้อมเพื่อรองรับปัญหาปี ค.ศ. 2000 (ครั้งที่ 4 สิ้นสุดวันที่ 31 มีนาคม 2542) ของ บริษัท แสนสิริ จำกัด (มหาชน) บริษัท แสนสิริ จำกัด (มหาชน) (SANSIRI PUBLIC COMPANY LIMITED) ประกอบธุรกิจหลักประเภท พัฒนาอสังหาริมทรัพย์ โดยมีที่ตั้งสำนักงานใหญ่เลขที่ 475 อาคารสิริภิญโญ ชั้น 18 ถนนศรีอยุธยา แขวงถนน พญาไท เขตราชเทวี กรุงเทพมหานคร 10400 โทรศัพท์ 201-3905 โทรสาร 201-3904 ขอรายงานเกี่ยวกับการ เตรียมความพร้อมเพื่อรองรับปัญหา ปี ค.ศ. 2000 ครั้งที่ 4 ข้อมูลสิ้นสุด ณ วันที่ 31 มีนาคม 2542 การเตรียมความพร้อมเพื่อรองรับปัญหาปี ค.ศ. 2000 1. การดำเนินการแก้ไขปัญหาในช่วงที่ผ่านมา ท จัดทำแผนสำรองฉุกเฉิน 01/01/2542 - 31/03/2542 ดำเนินการแล้ว แผนสำรองฉุกเฉินโดยสังเขป แบ่งออกเป็น 3 กลุ่มหลัก ๆ คือ 1. ระบบงานหลักของบริษัท (ระบบ RMS - Real Estate Management System) ระบบดังกล่าวประกอบ ด้วยระบบงานย่อย 3 ส่วนคือ ระบบการเงิน, ระบบบัญชี และระบบงานขาย โดยจะ RUN อยู่บนเครื่อง IBM RISC 6000 ใช้ระบบปฏิบัติการ AIX และระบบจัดการฐานข้อมูล INFORMIX 1.1. ระบบการเงิน - ในส่วนของงานแคชเชียร์จ่าย กำหนดให้การบันทึกรายการจ่ายของทุกฝ่ายสำหรับเดือนธันวาคม ในปี 1999 เสร็จสมบูรณ์ภายในสัปดาห์ที่ 3 ของเดือนเพื่อให้ฝ่ายการเงินสามารถดำเนินการจัดทำ Cash Outflow ได้เสร็จทันในเดือน สำหรับรายการจ่ายของเดือนถัดๆ ไป ในปี 2000 จะบันทึก เข้าระบบตามปกติ พร้อมทั้ง Load ข้อมูลสำรองของปี 2000 จากระบบ RMS เข้า PC เพื่อผู้ใช้ สามารถดำเนินการต่อโดยการใช้ S/W ประเภท Spreadsheet บน PC - ในส่วนของงานแคชเชียร์รับ กำหนดให้การบันทึกรายการรับเสร็จภายในสัปดาห์ที่ 3 ของเดือน เช่นเดียวกัน แต่ปรับให้ยืดหยุ่นได้มากขึ้นในกรณีที่มีรายการรับเพิ่มเติมในสัปดาห์สุดท้ายของ เดือน (ซึ่งมั่นใจว่าปริมาณ Transaction ในช่วงเวลาดังกล่าวจะน้อยมาก) กล่าวคือ ผู้ใช้ยังคง Update ข้อมูลเพิ่มเติมได้ โดยต้อง Update Cash Inflow ตามทุกสิ้นวันเพื่อให้ได้ข้อมูลที่ Update ที่สุด นอกจากนี้รายการรับในเดือนถัด ๆ ไปในปี 2000 จะบันทึกเข้าระบบและจัดทำ เป็นรายงานสรุปคาดการณ์การรับเงินในปีถัดไป ข้อมูลจากรายงานดังกล่าวจะต้องนำมาบันทึกเข้า PC โดยใช้ S/W Spreadsheet เช่นเดียวกัน แบบ 57 (Y2K) : แบบรายงานเกี่ยวกับการเตรียมความพร้อมเพื่อรองรับปัญหาปี ค.ศ. 2000 (ครั้งที่ 4 สิ้นสุดวันที่ 31 มีนาคม 2542) : บริษัท แสนสิริ จำกัด (มหาชน) - บริษัทฯ มีความมั่นใจว่าการจัดทำรายงาน Cash Flow ในปี 1999 จะไม่เกิดปัญหาขึ้นเนื่องจาก เจ้าหน้าที่ฝ่ายการเงินจะสามารถดำเนินการได้ทันภายในกำหนด สำหรับรายการทั้งหมดที่เกิดขึ้น ใหม่ในปี 2000 จะถูกจัดเก็บโดยใช้วิธี Semi-Manual คือเก็บบันทึก Transaction ในรูปแบบ Paper Work เพื่อนำไปบันทึกเข้า S/W Spreadsheet เพื่อประมวลผลอีกต่อหนึ่ง 1.2. ระบบบัญชี - การออกงบการเงิน โดยปกติผู้ใช้ระบบจะดำเนินการปิดงบเป็นรายไตรมาส แต่สำหรับไตรมาส สุดท้ายของปี 1999 ผู้ใช้จะดำเนินการปิดงบการเงินเป็นรายเดือน โดยผู้ใช้จะสามารถดำเนินการ ปิดงบเดือนตุลาคมและเดือนพฤศจิกายนของปี 1999 ได้ภายในสัปดาห์ที่ 2 ของเดือนธันวาคม และจัดพิมพ์รายงานที่จำเป็นต่าง ๆ จนถึงงวดเดือนพฤศจิกายนเตรียมไว้ ในขณะที่ข้อมูลใน เดือนธันวาคม จะถูกทยอยตรวจสอบทุกสัปดาห์ (แทนการตรวจสอบทุกสิ้นเดือน) ในสัปดาห์ สุดท้ายของเดือนจะจัดพิมพ์ข้อมูลของเดือนธันวาคมทั้งหมด ตลอดจนทดลองออกงบการเงิน ของงวดเดือนธันวาคม (ฉบับ Draft) นอกจากนี้ผู้ใช้ระบบจะทำการ Load ข้อมูล มาสำรองไว้ ใน PC เพื่อป้องกันปัญหาอันอาจจะเกิดขึ้นในช่วงวันที่ 4 มกราคม ของปี 2000 ในกรณีที่เกิด ปัญหากับระบบ ผู้ใช้ยังคงปิดงบต่อได้โดยใช้การประมวลผลแบบ Semi-Manual บน S/W Spreadsheet เช่นเดียวกับระบบการเงิน - สำหรับการเตรียมความพร้อมเพื่อรองรับปัญหาปี 2000 ทางฝ่ายบัญชีจะจัดเตรียมแบบฟอร์ม ต่าง ๆ (Paper Format) เพื่อใช้ลงรายการในปี 2000 ก่อนที่จะนำไปประมวลผลบนเครื่อง PC 1.3. ระบบงานขาย - เนื่องจากโครงการต่าง ๆ ของบริษัท แสนสิริ จำกัด (มหาชน) ได้ดำเนินการขายหมดแล้ว ข้อมูล ในระบบงานขายจึงเป็นแฟ้มข้อมูลประวัติที่ใช้อ้างอิงสำหรับการเปิดดำเนินการโครงการใหม่ ๆ การเตรียมความพร้อมกรณีที่ไม่สามารถใช้งานระบบได้ในปี 2000 จึงทำแค่การพิมพ์รายงาน (Paper format) สำรองไว้ใช้อ้างอิงก็เป็นการเพียงพอ - การออกเอกสารต่าง ๆ สำหรับโครงการใหม่ ๆ ก็สามารถทำได้โดยใช้ S/W บน PC เช่น Word Processor ต่าง ๆ จัดพิมพ์ทดแทนได้ แบบ 57 (Y2K) : แบบรายงานเกี่ยวกับการเตรียมความพร้อมเพื่อรองรับปัญหาปี ค.ศ. 2000 (ครั้งที่ 4 สิ้นสุดวันที่ 31 มีนาคม 2542) : บริษัท แสนสิริ จำกัด (มหาชน) 2. ระบบ PC 2.1. เครื่องและอุปกรณ์ PC เนื่องจากเครื่อง PC ที่บริษัทมีใช้งานอยู่ในปัจจุบันสามารถผ่านปี 2000 ได้ทุกเครื่อง แต่เพื่อเป็นการ ป้องกันปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นได้ ตลอดจนเพื่อเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานของพนักงานใน บริษัท ทางบริษัทฯ จึงได้จัดสรรงบประมาณสำรองไว้เพื่อใช้ในการ Replace อุปกรณ์ PC ต่าง ๆ เป็น เงิน 1,000,000 บาท โดยงบประมาณส่วนนี้ไม่ถือเป็นค่าใช้จ่ายสำหรับการแก้ปัญหา Y2K แต่พิจารณา ว่าเป็นค่าใช้จ่ายเพื่อใช้ในการปรับปรุงระบบการทำงานให้ดีขึ้น 2.2. ระบบ Payroll ฝ่ายบุคคลได้จัดเตรียมแผนการปฏิบัติงานเพื่อป้องกันปัญหาในการจัดเตรียมเอกสารแจ้งการจ่ายเงิน เดือน (ในช่วงเดือนธันวาคม ปี 1999 และเดือนมกราคม ปี 2000) และการจัดเตรียมรายงานภาษีเงินได้ สำหรับพนักงานในปี 1999 ไว้ โดยการ - เร่งการออกเอกสารแจ้งการจ่ายเงินเดือนสำหรับเดือนธันวาคม ปี 1999 ภายในสัปดาห์ที่ 2 ของ เดือนธันวาคม - ออกรายงานสรุปภาษีเงินได้สำหรับพนักงานภายในสัปดาห์ที่ 3 ของเดือนธันวาคม - ในช่วงสัปดาห์สุดท้ายของเดือน ฝ่ายบุคคลจะดำเนินการออกเอกสารแจ้งการจ่ายเงินเดือนสำหรับ เดือนมกราคม ปี 2000 สำรองไว้ และทำสำเนาข้อมูลและพิมพ์รายงานจากระบบ (Paper format) สำรองไว้เพื่อใช้อ้างอิงในเดือนถัด ๆ ไปหากเกิดปัญหา - ในกรณีที่เกิดปัญหาขึ้น ผู้ใช้สามารถบันทึกรายการเข้า S/W ประเภท Spreadsheet เพื่อจัดทำ เอกสารแจ้งการออกเงินเดือนทดแทนได้ทันในช่วงเดือนมกราคม ปี 2000 3. อุปกรณ์อื่น ๆ 3.1. อุปกรณ์ Network ที่มีการใช้งานอยู่ในบริษัทเป็นเพียง HUB ซึ่งไม่มีเรื่องของ Date / Time เข้ามา เกี่ยวข้องเลย จึงมั่นใจว่าจะไม่เกิดปัญหาแน่นอน และถ้าหากเกิดปัญหากับอุปกรณ์ Network ทาง บริษัทก็ได้สำรองงบประมาณไว้สำหรับจัดซื้ออุปกรณ์ทดแทนในวงเงิน 250,000 บาท 3.2. อุปกรณ์บันทึกเวลาเข้า-ออกงาน ในกรณีที่เกิดปัญหากับอุปกรณ์ดังกล่าว ให้เปลี่ยนจากการบันทึก เวลาโดยเครื่องเป็นการบันทึกลงสมุดทดแทน 2. บทวิเคราะห์และคำอธิบายของฝ่ายบริหาร จากการติดตามผลการดำเนินงานเพื่อแก้ไขปัญหาปี ค.ศ. 2000 ของบริษัทฯพบว่า ทีมปฏิบัติการสามารถดำเนิน งานได้สำเร็จตามแผนที่ได้กำหนดไว้ ตลอดจนผลของการทดสอบเครื่อง, อุปกรณ์ และระบบงานต่างๆ ก็ยังคง สามารถใช้งานได้ตามปกติ ทีมผู้บริหารของบริษัทฯ มีความมั่นใจว่าการดำเนินงานของบริษัทฯ จะไม่พบปัญหาในปี ค.ศ. 2000 อย่างไรก็ตามบริษัทฯจะยังคงเตรียมพร้อมโดยปฏิบัติตามแผนสำรองฉุกเฉินที่ได้กำหนดไว้อย่าง เคร่งครัด เพื่อป้องกันและลดผลกระทบอันอาจจะเกิดขึ้นในช่วงเวลาดังกล่าว แบบ 57 (Y2K) : แบบรายงานเกี่ยวกับการเตรียมความพร้อมเพื่อรองรับปัญหาปี ค.ศ. 2000 (ครั้งที่ 4 สิ้นสุดวันที่ 31 มีนาคม 2542) : บริษัท แสนสิริ จำกัด (มหาชน) ข้าพเจ้าได้ตรวจสอบข้อความและข้อมูลในแบบรายงานฉบับนี้แล้ว ขอรับรองว่าข้อความและข้อมูล ดังกล่าวถูกต้องครบถ้วน ไม่เป็นเท็จ ไม่ทำให้ผู้อื่นสำคัญผิดหรือขาดข้อความที่ควรต้องแจ้งในสาระสำคัญอันอาจ ทำให้ผู้ถือหรือผู้เข้าซื้อหลักทรัพย์เสียหาย ในกรณีนี้เพื่อเป็นหลักฐานว่าเอกสารทั้งหมดเป็นเอกสารที่ข้าพเจ้าได้รับรองความถูกต้องที่เป็นชุดเดียวกัน ข้าพเจ้าได้มอบหมายให้ นายนพพร บุญถนอม เป็นผู้ลงลายมือชื่อกำกับเอกสารนี้ไว้ทุกหน้าด้วย หากเอกสารใด ไม่มีลายมือชื่อของ นายนพพร บุญถนอม กำกับไว้ ข้าพเจ้าจะถือว่าไม่ใช่ข้อมูลที่ข้าพเจ้าได้รับรองความถูกต้อง ของข้อมูลไว้ ชื่อ ตำแหน่ง ลายมือชื่อ 1. นายจิตติน สีบุญเรือง กรรมการ.................................................... 2. นายวสันต์ จาติกวณิช กรรมการ.................................................... 3. นายอภิชาติจูตระกูล กรรมการ.................................................... 4. นายเศรษฐา ทวีสิน กรรมการ .................................................... 5. นายวันจักร์บูรณศิริ กรรมการ.................................................... 6. นายแบรดฟอร์ด เอช. ด๊อคเซอร์ กรรมการ.................................................... 7. นายเมอร์ริค อาร์. คลีแมน กรรมการ.................................................... 8. นายวิศาล เชาวน์ชูเวชช กรรมการ.................................................... 9. นางสาวจิตรา ศรีสาคร กรรมการ .................................................... 10. นายธนพล ศิริธนชัย กรรมการ.................................................... ชื่อ ตำแหน่ง ลายมือชื่อ ผู้รับมอบอำนาจ -นายนพพร บุญถนอม -ผู้อำนวยการ .................................................... (สายงานกฎหมาย) Y2K_Q1-99.doc